Comment et pourquoi utiliser des infographies dans vos présentations

Souvent, des personnes me demandent pourquoi elles devraient ajouter des infographies ou des graphiques dans leurs présentations.  Et si oui, comment le faire de façon adéquate.  Voici quelques conseils sur « comment et pourquoi utiliser des infographies dans vos présentations ».

Avertissement : Ce texte est l’adaptation française d’un article en anglais publié sur le site d’Infogram.  Infogram est une application en ligne de création de graphiques et d’infographies interactives.   Depuis quelques semaines, je suis ambassadeur pour Infogram.

J’ai animé un wébinaire le mercredi 2 août 2015 sur le thème des infographies dans les présentations et cet article a été publié en parallèle.  Je voulais que mes lecteurs francophones puissent eux-aussi lire ce texte et voir la présentation qui a été réalisée avec Canva avant d’être partagée sur Slideshare.  Bonne lecture :)

Des présentations d’entreprise d’un ennui mortel

Vous êtes assis dans la salle de réunion de votre entreprise.  Et l’un de vos collègues montre sa présentation.  Une énorme collection de slides remplis à ras-bord de données butes ; une interminable série de captures d’écran de feuilles Excel.  Après une demi-heure de ce traitement inhumain, votre cerveau a explosé et vous pouvez à peine vous souvenir de votre nom de famille.

Ce scénario vous semble familier ?  Oui, un nombre effrayant de présentations d’entreprises ressemblent toujours à ça…

Et donc, comment pouvez-vous améliorer vos présentations et épargner à votre public une expérience aussi pénible ?

Deux canaux distincts pour vos présentations

Avant – il me semble qu’il y a un siècle – il n’y avait pas Internet et la seule façon de montrer vos présentations était la voie orale.  Vous vous teniez debout sur la scène et vous commenciez à parler à votre public.  Et vous leur montriez une présentation visuelle (presque toujours un PowerPoint).

Aujourd’hui, les présentations les plus populaires sont publiées sur Internet, sur des sites sociaux comme Slideshare ou sur les réseaux sociaux.

Et cela fait une grande différence.

Lorsque vous êtes sur scène, VOUS êtes l’attraction principale : vous êtes l’orateur.  Et la présentation est un simple support visuel, sensé renforcer votre message.

Il y a une règle de fer à ce propos :

• « Si votre support visuel dit la même chose que vous, l’un de vous deux est de trop et doit être évacué… J’espère que ce n’est pas vous… »

Si votre présentation est distribuée sur le Net, c’est un médium indépendant, il doit être autosuffisant : votre texte et vos images doivent être compris par eux-mêmes.

Ce qui signifie que vous pouvez ajouter un peu d’information à votre présentation.

Ou vous pouvez ajouter une bande sonore à votre PowerPoint (Slideshare vous permet d’ajouter des fichiers MP3 à vos présentations).

Supposons que votre présentation est le support visuel d’une communication orale

J’appartiens à la même école que Dan Roam quand il s’agit de présentations.  Et je crois réellement que la meilleure façon de créer une présentation efficace c’est de raconter une histoire.  Et de la dire avec des images.

La plupart des présentations ne racontent pas d’histoire.  Et parfois, on vous donne l’ordre de créer un simple rapport.  C’est le facteur-clé pour créer des présentations ennuyeuses…

Supposons que votre présentation est le support visuel d’une communication orale

Ok, mais comment créer des présentations pas trop ennuyeuses ?

Vous pouvez, dans une certaine mesure, éviter les principaux pièges du rapport ennuyeux (et préserver les neurones de vos auditeurs).

Créez une série de questions. Et si on en croit Dan Roam, six questions suffisent et devraient vous indiquer quel type d’images utiliser.

Voici une mindmap qui résume les questions et les types d’images que vous pouvez utiliser pour illustrer vos présentations. (Vous pouvez la télécharger gratuitement au format XMind sur ma page Biggerplate).

Les questions à vous poser pour choisir la bonne illustration

Les graphiques et infographies sont pertinents pour trois types de questions

• Quand : créez une ligne du temps ou utilisez un graphique avec des lignes qui montrent l’évolution de votre entreprise, des ventes, etc.
• Combien : ici, les histogrammes (barres horizontales ou colonnes) sont rois. En particulier, si vous devez effectuer des comparaisons. Nos yeux sont remarquables lorsqu’il s’agit de comparer des longueurs mais très insuffisants pour comparer des surfaces (en particulier des cercles ou des bulles)
• Où : utilisez des cartes de géographie, accompagnées de légendes, d’étiquettes et d’autres éléments visuels
• Qui et quoi : ce sont les photos et les portraits qui illustrent le mieux ce type de question
• Comment : est parfaitement traduit par les diagrammes de flux et les cartes conceptuelles
• Pourquoi : créer une « équation », montrez la conjonction des facteurs qui ont déclenché la question

Un exemple : vous racontez l’ évolution de votre département. Commencez par la question pourquoi. Ensuite, continuez avec quand, combien, qui, etc. et illustrez chaque point par de belles photos et des graphiques colorés au lieu de colonnes de chiffres imbuvables…

Essayez d’humaniser vos données

Personne ne tombe amoureux d’un affichage de feuille Excel ou d’une parade de chiffres bruts.

Si vous devez présenter des données brutes, au moins, essayez de les humaniser.

Montrer des graphique peut déjà soulager votre public : le cerveau calcule les signaux visuels 60.000 fois plus vite que les mots (non, ce n’est pas une erreur typographique : vous avez bien lu 60.000 fois !).

Et donc, profitez de cette impressionnante caractéristique du cerveau et utilisez des graphiques et des infographies.

Réduisez l’échelle de vos nombres pour pouvoir se représenter leur importance

Le cerveau humain est vraiment pauvre quand il s’agit de se représenter de grands nombres. Si vous devez parler de données qui comportent des nombres à 7 chiffres, essayez d’ en réduire l’échelle.

Un exemple : chaque année, 8.000.000 de personnes meurent du cancer. C’est un nombre énorme. Mais un nombre abstrait :comment pouvez-vous visualiser mentalement 8.000.000 de personnes ?

La réponse est simple : on ne peut pas !

Réduisez donc ce nombre à l’échelle de la durée de votre présentation :

• « Je vais vous parler pendant 20 minutes. Et au cours de ces 20 minutes, 305 personnes mourront du cancer« 

Ce « 305 » est un nombre à échelle humaine : vous pouvez vous faire une représentation mentale de ce type de nombre.  Et vous pouvez vous sentir concerné par cette réalité, simplement parce que vous pouvez vous la représenter mentalement.

Dans le même temps, montrez à votre public un graphique avec les nombres réels.  Cela va les aider à mesurer l’échelle réelle de vos faits tout en ressentant de l’empthie pour les 305 personnes dont vous parlez.

Reliez vos données au  public de votre présentation

Une autre façon d’humaniser vos données est de relier ces chiffres à votre public.  Disons que ce nombre est de 250.  Et vous vous adressez à un auditoire d’environ 1.000 personnes.   Pendant votre discours, vous pouvez leur dire qu’un quart d’entre eux sont concernés par le type de fait dont vous parle.

Comment ne pas se sentir impliqué par cette façon de procéder ?

Storytelling and data storytelling : une autre façon de présenter

Le Storytelling traite des personnes et de la façon dont elles luttes les unes contre les autres ou contre les choses, les événements.

Ca ne conçerne pas les données…

Lorsque vous créez une présentation, vous devez garder cela à l’esprit.  Si vous choisissez d’utiliser les techniques du storytelling, votre présentation doit d’abord parler d’êtres humains et de leurs relations : entre eux ou avec le monde.

Vos données sont là uniquement pour soutenir l’histoire, la succession des événements, la façon dont le héros de votre histoire se débrouille avec ses ennemis.

Si vous utilisez des graphiques ou des infographies, elles doivent se mettre au service de votre histoire et non pas l’inverse.

Il est aussi très important de contextualiser vos données.  En tant qu’orateur ou présentateur, vous avez le devoir de préserver l’intégrité de vos données : vous devez les rendre accessibles à votre public, mais ne jamais les simplifier à l’excès.  Une sursimplification entraîne souvent une distorsion de vos données.

En parlant de distorsions, méfiez-vous de certains programmes qui vous proposent de fabuleux effets 3D.  Un graphique en camembert en 3D peut entraîner une visualisation déformée – et donc faussée – de la réalité derrière les chiffres.

Quel programme utliser pour créer une présentation avec des graphiques ou des infographies ?

Personnellement, j’adore travailler avec Prezi.

Sa fonction de zoom vous permet de souligner ce qui est important dans vos graphiques.  Et les effets de translation ou de rotation des images rend le tout très dynamique.

Malheureusement, lorsque vous utilisez Prezi, vous perdez toute l’interactivité des infographies d’Infogram.

Mais il y a une nouvelle génération d’application qui rendent possible la présentation d’infographies tout en conservant leur caractère interactif.

L’une d’entre elle est Bunkr : elle vous permet de présenter en ligne et d’intégrer différents objets,  dont les infographies d’Infogram.  Comme l’infographie est réellement  intégrée dans le slide, elle conserve toutes ses caractéristiques, y compris la faculté d’interaction. (J’en reparlerai bientôt sur ce blog).

SlideDog est une autre option, puisqu’il vous permet de mixer des vues de différentes sources (PowerPoint, fichiers PDF, présentations Prezi, pages Web, etc.  Je parlerai aussi bientôt de cette application).

J’espère que cet article aura titillé votre envie d’intégrer quelques graphiques ou infographies dans vos présentation à l’avenir.

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