Outils collaboratifs : gérez vos projets avec Meistertask et Mindmeister

J’ai essayé Meistertask, la plateforme de gestion de projet collaborative de Mindmeister.  Je suis séduit à la fois par l’élégance de l’outil et par sa facilité d’utilisation.

Cela faisait un moment que je ne vous avais plus parlé de l’univers de Mindmeister, un excellent logiciel de mindmapping en ligne.  Je viens de tester la plateforme de gestion de projets collaborative Meistertask et je dois dire que je suis vraiment séduit.  Non seulement par l’élégance du design – vraiment très contemporain, très flatdesign, sans aucune surcharge graphique inutile.  Mais surtout par la facilité d’utilisation et par le côté collaboration en temps réel et à distance.

J’ai eu l’occasion de la tester à la fois sur PC et sur iPad.  On passe de l’un à l’autre sans problème.  Mais surtout, on passe de la carte mentale Mindmeister à la plateforme de gestion de projet Meistertask en quelques clics.

Un tableau façon kanban très proche de Trello

Lorsqu’on ouvre Meistertask, on ne peut qu’être frappé par la ressemblance avec l’application de gestion du temps et de projet Trello.  En fait, par défaut, Meistertask vous propose un tableau de cartes en trois colonnes façon kanban.

Un tableau kanban classique

On retrouve donc les classiques « A faire », « En cours » et « Terminé ».  Pour effectuer un premier test en conditions réelles, j’ai créé un kaban pour le sondage sur les formations pour l’été dont j’ai publié le questionnaire la semaine dernière.

Une approche très conviviale et intuitive

Ce qui est très agréable dans cette application, c’est non seulement que tout est beau et clair, mais tout est très simple et intuitif.

Pour inviter une personne à collaborer, il suffit de cliquer sur le signe plus en-dessous de l’icone de votre profil et une fenêtre s’ouvre pour vous permettre d’ajouter l’e-mail des personnes et un message d’accueil.

Tout est à l’avenant.  Pour déplacer une tâche de « A faire » dans « En cours », il suffit de la glisser avec le curseur, exactement comme dans Trello.

Une liaison simple avec les cartes mentales Mindmeister

Meistertask est un produit développé par Mindmeister et à ce titre, il était normal que les deux produits soient liés.  Ils le sont et de façon très simple.

Pour illustrer cette liaison, j’ai créé une carte mentale de gestion de projet fictive que j’ai intitulée « Ecole numérique ».  Il s’agit d’un projet d’intégration des médias sociaux et du BYOD dans une école.

Voici la carte dans laquelle j’ai inséré des tâches et des personnes :

Une mindmap Mindmeister

Comment lier la carte Mindmeister avec le tableau Kanban Meistertask ?

Pour l’instant, j’ai la carte Mindmeister complétée, ci-dessus et un tableau Meistertask vide que voici :

Tableau Meistertask vide

Ouvrir la liaison avec le bouton « Meistertask » de Mindmeister :

Pour établir une liaison entre la carte Mindmeister et le tableau de gestion de projet de Meistertask, il suffit de cliquer sur le bouton avec l’icône « Check » sur le menu en bas de la carte, comme ci-dessous :

Bouton Meistertak au bas de la carte

Lorsqu’on a appuyé sur le bouton avec l’icône Check, un menu apparaît dans le bas de la carte.  On peut y sélectionner le projet à relier dans Meistertask ou en créer un nouveau.  Pour relier les deux, cliquez sur le bouton « Relier » en bas à droite de la mindmap.

Un message apparaît alors pour vous signaler combien d’éléments de la carte ont été ajoutés au tableau Meistertask et à quelle personne ils ont été attribués :

11 éléments ajoutés

Le tableau Meistertask comprend à présent toutes les tâches créées dans la carte mentale Mindmeister :

Tableau complété avec les éléments de la mindmap

Toutes les dates et les assignations aux personnes ont été ajoutées automatiquement.  Il me suffit à présent de ranger les cartes dans la bonne colonne du kanban :

Le tableau kanban modifié

La tâche réservation du local qui était marquée « 100 % » dans la mindmap Mindmeister est à présent marquée « Complète », avec l’icône « Check » dans Meistertask.

 Des fonctionnalités de gestion de projet très complètes

Les tâches accomplies sont marquées

Les tâches terminées sont marquées

Les tâches dont la date-limite est atteintes sont teintées de jaune et leur texte devient orange.  Dans ce cas, l’étoile de la barre de menu du haut se teint elle aussi d’orange.  On peut également utiliser cette propriété pour signaler une tâche particulièrement importante.

Lorsqu’une tâche est accomplie, il suffit de cliquer sur le lien interne « Complete » de la carte correspondante.  Elle devient elle aussi orangée et son texte est barré.

Marquage de la tâche accomplie

L’historique : visualisation des modifications du projet

Lorsqu’on travaille à plusieurs, c’est important de pouvoir visualiser les modifications apportées par d’autres.

L’historique permet de visualiser les modifications apportées au projet :

Visualisation des modification du projet

Toutes les modifications sont enregistrées et affichées, qu’il s’agisse de déplacement de cartes d’une colonne à l’autre, de l’ajout d’une tâche d’un commentaire, etc.

Important quand on travaille à plusieurs à distance de pouvoir retracer les appors de chacun.

Ajout d’une section au tableau kanban : exemple d’un calendrier éditorial

J’ai créé un autre projet pour tester la flexibilité de Meistertask : peut-on sortir facilement du modèle par défaut, le kanban en trois colonnes ?

La réponse est oui : c’est très facile.  Comme le montre l’illustration ci-dessus, il suffit de cliquer sur le nom d’une colonne pour le modifier, pour en changer l’étiquette, la couleur, etc.  On peut également ajouter autant de colonnes qu’on le souhaite (ici, non plus sur le PC mais sur l’iPad).

Ajout d’une colonne ou section

Décrire les tâches en détail : les checklists

Toujours comme dans Trello, on peut décrire les tâches en détails en ajoutant une checklist à chaque carte.  Il suffit donc de cocher chaque élément de la liste pour constater la progression d’une tâche.

Ajout d’une checklist à une carte

Les participants au projet peuvent également commenter les cartes les uns des autres pour faire des suggestions, poser des questions, etc.  Ils peuvent aussi « liker » les tâches comme dans Facebook.  Meistertask mise manifestement sur l’aspect collaboratif et social de sa plateforme de gestion de projet !

Filtrer les tâches : retrouver des éléments avec les tags

Filtres des tâches

Un des éléments intéressants de Meistertask est la possibilité de taguer les tâches, de leur associer des mots-clés qui permettent ensuite de rechercher les tâches ou de les filtrer.

Ici, j’ai filtré à partir du mot-clé « bijoux » dans la colonne « cible » de mon calendrier de gestion de médias sociaux.

Mais on peut également filtrer à partir d’autres éléments comme :

• la personne en charge de la tâche
• la date-limite ou deadline
• le statut de la tâche : en cours, accomplie, etc.

Une série d’outils de filtrage très intéressant quand le projet prend de l’ampleur ou qu’il rassemble de nombreux acteurs.

Conclusion : une application très complète et bien intégrée avec Mindmeister

En conclusion, je dirai qu’avec Meistertask, Mindmeister a réussi un coup de maître.

L’application est élégante, conviviale, simple d’utilisation.  En même temps, elle est très complète.  Elle communique avec les mindmaps Mindmeister avec facilité et en temps réel.  Elle fonctionne aussi bien sur PC que sur iPad, malgré quelques petits bugs sur cette dernière application.

C’est donc un maître-achat que le duo Mindmeister-Meistertask pour qui veut pratiquer la gestion de projet à partir du mindmapping collaboratif.

Pour l’instant, Meistertask est gratuit.  Il vous suffit d’ouvrir un compte Mindmeister pour y accéder.  Ensuite, allez sur Meistertask pour bénéficier de cette application de gestion de projet en ligne.  Une application dont je vous reparlerai certainement bientôt.

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